¿Por qué es necesario entrenarse en la redacción de un Manual de BPM?

Por Marcela Inés Stella. Médica Veterinaria (Facultad de Ciencias Veterinarias UNR).  Tutora de Cursos a Distancia para ACP.   Desde 2009: Directora de Planificación. Diseño y Desarrollo OCSA (Organización Facilitadora en Gestión Integral).  (Ver curso a distancia sobre POES-MIP aquí > | Ver curso a distancia sobre Auditores Internos aquí >| Ver curso a distancia sobre Redacción de Manual BPM aquí >)

Siempre comprometidos con la mejora continua de los procesos involucrados a la obtención de alimentos inocuos, sanos, seguros, saludables, desde ACP y OCSA los invitamos a sumarse a una nueva propuesta de capacitación: el Taller de Redacción de Manual de Buenas Prácticas de Manufactura.

Quizá se pregunten ¿Por qué es necesario entrenarse en la Redacción de un Manual? Analicemos estos diálogos entre auditor y auditado, sucedidos en auditorías internas o externas, públicas o privadas:

¿Con cuál de estas situaciones te identificas? Quizás, con las tres…

La importancia de contar con un manual a la medida de la organización es una ventaja al momento de ser auditado y también es la HERRAMIENTA precisa para un proceso eficiente y efectivo junto al EQUIPO DE TRABAJO.

El Manual de BPM debe ser el lugar de CONSULTA, preciso para responder dudas pero también para atender necesidades e incorporar mejoras. Es, en definitiva, un DOCUMENTO ESTRATÉGICO para toda organización manipuladora de alimentos.

Para servir de consulta para todas las personas que conforman una organización, la redacción debe cumplir estas pautas:

• Escritura sencilla y coherente.
• Redacción de fácil comprensión.
• Contenidos completos.
• Con corrección de errores.
• Si se usan siglas, aclararlas en un instructivo o en la página donde se presentan.
• Numeración que indique la página actual más la cantidad de hojas totales.
• Incluir un índice de navegación.
• Si se utiliza un formato de internet, asegurarse de trabajar con los datos de la organización.
• Aclarar las fuentes utilizadas.

Además, es importante:

• Realizar una correcta planificación de la información que será documentada.
• No repetir información.
• Incluir carátulas en los espacios que contengan información por zona.
• Si se trabaja por proceso, aclararlo en la portada.
• Revisar, al menos una vez al año, los contenidos con el equipo de trabajo.
• Realizar los cambios necesarios y retirar la información obsoleta de todos los sectores.

Estos son solo algunas pautas de trabajo que permitirán un desarrollo organizado de la información documentada. El orden de los contenidos debe ser planificado por el EQUIPO DE TRABAJO -que debería estar conformado por un representante de cada sector o proceso de la organización- teniendo en cuenta:

• La cantidad de procesos que conforman la organización.
• La cantidad de sitios de la organización.
• Las solicitudes legales o normativas locales.
• Las sugerencias de auditorías anteriores.
• Los soportes en los que estará realizado el manual.
• Los recursos administrativos para mantener el manual completo, en condiciones legibles y actualizadas.

Otros tema de suma importancia, que transforman este Manual en una herramienta estratégica, son:

• La correcta formulación de los objetivos y el alcance.
• Mantener constante la coherencia entre aquellos.
• Formular en equipo los indicadores:

 No demasiados.
 Tampoco insuficientes.
 Siempre útiles para la organización.

• Elección correcta de los requisitos a observar:

 Leyes nacionales.
 Legislación local.
 Normativa optativa.

En nuestro Taller, cada participante arma su propio manual, con la estructura que le es realmente útil para su trabajo.  Finalizado el entrenamiento, la integración de los conocimientos continúa y se generan nuevas preguntas que encuentran respuestas en el material que ofrecemos.  Es importante destacar que NO HAY RECETAS. Existen formas ordenadas de trabajo que se suman a la planificación y el conocimiento del espacio donde cada uno se desempeña.

“Copiar y pegar” livianamente un Manual solo compromete la integridad y veracidad de un documento que debe representar a la organización.

Para más información, participe en la próxima edición del Taller a Distancia: www.agroconsultoraplus.com/taller-buenas-practicas-manufactura/

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