Auditorías Internas: cómo se aplica en empresas elaboradoras y manipuladoras de alimentos

Por Marcela Inés Stella. Médica Veterinaria (Facultad de Ciencias Veterinarias UNR).  Tutora de Cursos a Distancia para ACP.   Desde 2009: Directora de Planificación. Diseño y Desarrollo OCSA (Organización Facilitadora en Gestión Integral).  (Ver curso a distancia sobre POES-MIP aquí > | Ver curso a distancia sobre Auditores Internos aquí >| Ver curso a distancia sobre Redacción de Manual BPM aquí >| Ver curso a distancia sobre Elaboración de Escabeches aquí >)

Uno de los pasos más importantes para cualquier empresa relacionada con la producción de alimentos tiene que ser la auditoría interna. Hoy, esos procesos ayudan de manera vital a determinar que se están cumpliendo los requisitos determinados por la legislación. Por ende, se convierte en una gran herramienta para hacer frente a todo tipo de control externo.

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La auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado, realizado por personal idóneo, capacitado y profesional para obtener evidencias de un conjunto de procesos. Estos pasos a su vez, estarán determinados por el equipo responsable de la auditoría y serán evaluados de manera objetiva. El fin último es determinar que se cumplen los requisitos determinados por una normativa o  legislación, previamente establecida por la legislación vigente y el equipo auditor.

La auditoría interna es, de esta manera, la herramienta mejor calificada para hacer frente a todo tipo de control externo así como, para conocer en profundidad la organización de los procesos y sus interrelaciones. Además, estos procesos tienen acciones fáciles de aplicar, pero requieren entrenamiento y acompañamiento profesional.

Mirar para adentro para controlar el afuera

Mediante la auditoría interna el empresario tiene la oportunidad de conocer fehacientemente las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, pudiendo trabajar en consecuencia.

De esta manera se transforma en el hacedor de la prevención de cualquier inconveniente que perjudique, en primer lugar, la inocuidad de sus productos, procesos y servicios, y por lo tanto la salud de las personas; en segundo lugar, logra la prevención ante cualquier amenaza a la calidad de sus productos, proceso y servicios, y por añadidura, cualquier problema que pueda perjudicar sus finanzas, credibilidad y confianza ante el consumidor.

Actualmente, nos encontramos frente a varios tipos de consumidores. A pesar de que nunca dejarán de existir quienes priorizan la calidad estética de los productos -especialmente ligada las visualizaciones en redes y medios de comunicación masiva- es también evidente el crecimiento de un consumidor inteligente, capaz de leer los signos expuestos en los productos que consume.

Es decir, signos que se expresan en los rótulos, en las características organolépticas y en las composiciones de los alimentos. Este consumidor despierto busca aquellas características de los alimentos que no produzcan daño, es un consumidor que comienza a entender la inocuidad y sin duda, son cada vez más jóvenes.

La auditoría es plausible de realizarse desde la producción primaria hasta el consumo, pasando por toda la cadena tanto alimentaria como de valor.  Por lo tanto, los factores observados son múltiples y cada uno específico del eslabón revisado. Esta auditoría también pasa por los organismos de control, por lo que es más completo hablar de factores solo en la elaboración de los alimentos.

Pasos para una auditoría interna

En detalle

Planificación:

El auditor deberá planificar su trabajo con el fin de identificar los objetivos de la auditoría a realizar y de determinar el método para alcanzarlos de la mejor forma posible, teniendo en cuenta los recursos que le son asignados, tanto económicos como de tiempo y disposición de capital humano.

La prioridad:

Según la organización, sus actividades relacionadas con los alimentos, el alcance de la auditoría, los objetivos fijados para la misma. Esto será la prioridad que se contempla en la planificación, sin dejar por ningún motivo el cuidado de la inocuidad.

Los objetivos:

Deberán ser estudiados con antelación, para ser expresados con claridad en la planificación, para ello deberán tenerse en cuenta el tipo de auditoría, la organización y sus actividades, y todo dato que haga claro y entendible el rumbo de la auditoría.

El plan global:

Este plan debe contener

1. La definición del tipo de auditoría a realizar.
2. La recopilación de información previa sobre:
3. la normativa legal que regula a la organización que va a ser auditada
4. informes de auditorías anteriores
5. el conocimiento de la estructura organizativa y funcional
6. los procedimientos que realizan
7. el tipo de control interno
8. riesgos y peligros,
9. puntos estratégicos en los procesos 
10. La selección del equipo de auditoría idóneo y la fijación del calendario de trabajo
11. Completadas las anteriores etapas, será posible la fijación del alcance de la auditoría.

Los programas:

En la elaboración de cada programa deberá tenerse en cuenta:

1. La asignación de tareas concretas a los componentes de cada equipo.
2. El desglose del programa en función de los objetivos marcados.
3. La previsión de la colaboración que se espera de la organización auditada y la posible participación de expertos o auditores externos.
4. La revisión sucesiva del programa y, la variación a medida que avanza el trabajo de Auditoría.

El calendario:

Se deberá estimar el tiempo necesario para realizar las distintas fases de la auditoría, a fin de asegurar el cumplimiento del calendario previsto.

La realización de la estimación del tiempo de trabajo es imprescindible, incluso aceptando la posibilidad de imprevistos que obliguen a rehacer las previsiones iniciales.

La memoria de planificación:

El contenido íntegro de la planificación deberá incluirse en una memoria, la cual deberá ser aprobada por el responsable de la auditoría antes de comenzar el resto del trabajo.

En el caso de producirse cambios importantes en el alcance del trabajo en las fases posteriores a la planificación, deberán incorporarse tales cambios en una memoria complementaria.

Seguimiento de la Auditoría:

El auditor deberá valorar las disposiciones adoptadas por la organización como consecuencia de las conclusiones y recomendaciones de informes anteriores, así como realizar comprobaciones posteriores sobre la auditoría planificada.

Supervisión:

La supervisión del trabajo realizado por todos y cada uno de los miembros del equipo es esencial para asegurarse el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y el mantenimiento de la calidad del trabajo.

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